あなたの会社は「メール」を利用？「チャット」を利用？

スマホが登場してから、すっかりメールからチャットの文化へと移行してきました。しかし、会社などでは未だに社内の連絡にメールを使うところも少なくないようです。そこで今回は、あなたの会社が「メール」を利用しているか「チャット」を利用しているかをアンケートしてみました！

メールからチャットへの移行

数年前まで多くの会社ではメールでの連絡が主流でしたが、近年多くの会社がチャットでの連絡を取る事が多くなってきています。今回のアンケート結果でもチャットを利用するケースが約45％（2018年1月時点）とほぼ半分に近いくらいの結果が出ていることが分かります。

具体的にはIT関連業種での導入が多いようです。これは業種的にも顧客に対応するスピード感や時代の動きに対して即座に対応できるような特徴から導入が早かったと考られます。実際大手会社の問い合わせ窓口もチャットであるケースも増えてきているようです。

実際にメールでの連絡に比べチャットの方がスピード感も早く相手に伝わっているかどうかもすぐ確認することが可能であることから今後チャットの導入はさらに増える事が考えられます。

メール利用派のセキュリティに対する不安感

メール利用をしている方々の多くの意見として問題になっているのがセキュリティの問題です。コメントの一部を紹介すると、「チャットだとセキュリティー大丈夫なの？」「あなたの会社のセキュリティーは大丈夫ですか？」といった意見があがっていました。多くのメール利用の方々はチャット利用に対してセキュリティ的な不安があるようですね。

ここからは推測ですが、メール利用の方々は普段からあまりチャットを利用しておらず、この場での意見も恐らく感覚的なものなのではないでしょうか？逆にチャット派からは「大手はメールにしたらセキュリティー守れているとか思ってたりするの？」といった意見もあることから、メール利用派のセキュリティに対する知識が薄いことによる直感的な不安が結果に現れているのではないでしょうか？

メールに代わりチャットが主流となっていく？

今回のアンケート回答結果から、チャットを使用する会社の割合は増えてきていると考えられます。実際にメールでは対応が遅れてしまうし、チャットにすることでのメリットは多く、社内のコミュニケーションを円滑にしたいと思っている会社にとっては選択肢のひとつとして考えているようです。

また、メールでは多くの人に対して1人から送信し、CCまたはBCCでの複数人への連絡となりますが、チャットではグループチャット機能を利用することにより情報を伝えたい人同士（もしくは複数の相手）と双方向にやりとりをすることができます。メール利用の場合メールを確認するために、わざわざ受信ボックスからメールを開封して確認する必要がありますが、チャットの場合プッシュ機能によりリアルタイムに通知が届きますし、確認もスムーズにおこなうことができます。

また、グループでの連絡の場合メールに比べ発言も比較的容易にすることができて、メールを送ったら入れ違いになってしまった…ということも防げます。実際、私自身も会社ではグループチャットを利用していますが、社員に対してメッセージを送る際にも改まった文章を作らなくてもよかったり、気軽に発言することができて、既読通知があるものであれば、相手がメッセージを開封したかどうかを確認できるなど、多くのメリットがあります。実際にメール派の方たちが気にしているセキュリティに関する問題に関しても『チャットを利用していたから機密情報が流出した』という話はあまり聞きません。今後はさらにチャットに親しみが深い若年層が社会人になることで、社内のコミュニケーションツールはどんどんチャットへと移り変わっていくのではないでしょうか。

今回のアンケート結果の考察

• メール利用派はチャット利用に関して不安を持っている
• 会社でのチャット利用をしたことがないことによる不安と、セキュリティ面を不安視しているが、それは知識がないことによる誤認の可能性もある。
• チャット利用派はメールには戻れない
• 一度チャット利用をした場合、メールのスピード感に戻る事は出来ない。また、複数人でのコミュニケーションをとる場合にチャットは非常に有効
• 若年層にはチャットに馴染みが深い
• 若年層はLINEやfacebookなどのメッセンジャーツールに親しみがあり、メールの利用より慣れている。また、メールでの形式的な文章にも違和感を感じている
• チャットだけではなくメールの利用も不可欠か
• チャットでの利用はスピード感も早く、連絡もすぐとることが可能である。ただし、対外的な連絡に関してはまだまだメールでの連絡が主流となっており、メールマナー等の教育もまだまだ必要であると思われる

これらのことから、今後の会社はチャットの導入を更に加速すると思われます。そんななかで社内だけでの連絡であれば良いが、対外的な顧客に対して普段使い慣れないメールでの連絡の際失礼の無い様に若年層の教育が必要となります。効率的、便利を推進するのはとても良い事だと考えるが、バランスよくメールもチャットも使う事が出来る様に推進していくべきではないでしょうか。